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Jedem Arbeitgeber werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Arbeitnehmer grds. elektronisch mitgeteilt ( elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale - ELStAM). Papierbescheinigungen (Lohnsteuerkarte, Ersatzbescheinigung) haben in der Regel keine Bedeutung mehr. Der Arbeitgeber benötigt vom Arbeitnehmer für den elektronischen Datenabruf lediglich die Steueridentifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Information, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenbeschäftigungsverhältnis handelt.
Eine (Ersatz-)Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug wird nur dann ausgestellt, um bei fehlerhaften, nicht sofort korrigierbaren Daten einen zutreffenden Lohnsteuerabzug zu ermöglichen.
Besonderheiten bei ausländischen Arbeitnehmern:
1. Arbeitnehmern, die aus dem Ausland zuziehen und im Inland ihren Wohnsitz begründen, wird automatisch eine Steueridentifikationsnummer zugeteilt.
2. Ausländische Arbeitnehmer, die im Inland keinen Wohnsitz haben und sich hier auch nur kurzfristig (höchstens 6 Monate) aufhalten und bestimmte Steuerfreistellungen oder Steuerfreibeträge beanspruchen möchten, erhalten keine „(Ersatz)Bescheinigung“ für den Lohnsteuerabzug, sondern eine „Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer“.
3. Ausländische Arbeitnehmer, die im Inland zwar keinen Wohnsitz aber ihren gewöhnlichen Aufenthalt (= Aufenthalt von mehr als sechs Monaten) haben, erhalten von Ihrem Wohnsitz-Finanzamt (=Finanzamt, das für den Ort des gewöhnlichen Aufenthalts zuständig ist) auf Antrag eine „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“.